Модуль: «Формирование вопросов»

Модуль предназначен для формирования вопросов, которые выносятся на рассмотрение коллегиального органа. В системе предусмотрена возможность автоматического создания шаблона пояснительной записки на основании указанных данных в карточке вопроса и соответствующих приложений с последующим направлением согласующим лицам.

Формирование материалов на рассмотрение коллегиального органа

Формирование материалов на рассмотрение коллегиального органа на основании предопределенного шаблона с наличием необходимых критериев и полей.

Согласование материалов на рассмотрение коллегиального органа с курирующим руководителем.

Добавление информации по согласующей группе, приглашенным лицам, ответственного за подготовку материала, докладчика.

Добавление к карточке вопроса:
- приложений к проекту решения
- приложений к пояснительной записке.

Формирование проекта «Пояснительной записки» на основании предопределенного шаблона.

Направление материалов на согласование с возможностью отзыва.

Модуль: «Формирование вопросов»

Модуль предназначен для формирования вопросов, которые выносятся на рассмотрение коллегиального органа. В системе предусмотрена возможность автоматического создания шаблона пояснительной записки на основании указанных данных в карточке вопроса и соответствующих приложений с последующим направлением согласующим лицам.

Согласование материалов с Курирующим руководителем

Внутрисистемное сообщение, содержащее ссылку на вопрос (имеется возможность дублирования сообщений на корпоративную почту и/или мессенджеры).

Централизованный доступ к материалам вопроса.

Принятие управленческих решений:
- «Отправить вопрос на доработку»
- «Согласовать».

Централизованный доступ к материалам вопроса.

Согласующая группа

При направлении материалов согласующей группе (сотрудники структурных подразделений,принимающие участие в согласовании материалов) руководитель имеет возможность принять управленческое решение:
- «Назначить исполнителя» (в соответствии с принадлежностью к структурному подразделению)
- «Принять вопрос в обработку самостоятельно»
При рассмотрении материалов:
- «Согласовать»
- «Отказать»
- «Отправить на доработку».

Модуль: «Формирование вопросов»

Модуль предназначен для формирования вопросов, которые выносятся на рассмотрение коллегиального органа. В системе предусмотрена возможность автоматического создания шаблона пояснительной записки на основании указанных данных в карточке вопроса и соответствующих приложений с последующим направлением согласующим лицам.

Результаты согласования

По результатам согласования материалов, вынесенных на рассмотрение коллегиального органа, Инициатору вопроса и заинтересованным лицам поступит внутрисистемное сообщение, содержащее ссылку на вопрос (имеется возможность дублирования сообщений на корпоративную почту и/или мессенджеры) с результатами рассмотрения согласующей группы и курирующего руководителя.

При переходе по ссылке Инициатор может ознакомиться с решением согласующих сотрудников в карточке вопроса.

Модуль: «Формирование повестки дня»

Модуль предназначен для свода согласованных вопросов и формирования повестки дня. В системе предусмотрен функционал по выборке вопросов, которые необходимо включить в повестку дня, с учетом последовательности их рассмотрения. При необходимости Секретарь, а при вынесении вопросов на Совет Директоров – Корпоративный секретарь имеет возможность внести изменения в проект решения, сформировать поручение или отправить материал на доработку.

Формирование повестки дня

Основным бизнес-владельцем процесса является Секретарь, а при вынесении вопросов на Совет Директоров – Корпоративный секретарь.

Все согласованные вопросы автоматически консолидируются в фильтре вопросов, на основании которых пользователь формирует повестку дня заседания коллегиального органа.

Секретарь или Корпоративный секретарь на этапе ознакомления с перечнем вопросов имеет возможность принять одно из следующих решений:
- «Отправить на доработку»
- «Выбрать необходимые вопросы и сформировать повестку дня».

При необходимости пользователь имеет возможность детально ознакомиться с вынесенными материалами, перейдя по ссылке вопроса.

Модуль: «Голосование»

Модуль предназначен для осуществления голосования членами коллегиального органа по вынесенным вопросам в соответствии с повесткой дня. Система предоставляет возможность добавлять или исключать вопросы повестки дня, подтверждать голос посредством ЭЦП НУЦ РК, вносить изменения в проект решения, создавать поручения. При осуществлении голосования из одного окна, система обеспечивает массовое голосование по вынесенным вопросам.

Индивидуальное голосование по вынесенному вопросу

Голосование по вынесенным материалам на рассмотрение коллегиального органа, индивидуально по каждому из вопросов.

Подтверждение решения членами заседания коллегиального органа посредством ЭЦП НУЦ РК.

Принятие управленческих решений:
- «ЗА» / «Против»
- «Не участвовать в голосовании»

Добавление или исключение вопросов из повестки дня в ходе проведения заседания коллегиального органа (только по материалам, по которым еще не принято решение).

Внесение корректировок в проект решения на основании комментариев членов заседания коллегиального органа.

Модуль: «Голосование»

Модуль предназначен для осуществления голосования членами коллегиального органа по вынесенным вопросам в соответствии с повесткой дня. Система предоставляет возможность добавлять или исключать вопросы повестки дня, подтверждать голос посредством ЭЦП НУЦ РК, вносить изменения в проект решения, создавать поручения. При осуществлении голосования из одного окна, система обеспечивает массовое голосование по вынесенным вопросам.

Массовое голосование по вынесенным вопросам

Массовое голосование по вынесенным на рассмотрение коллегиального органа материалам.

Фильтр по типам коллегиальных органов.

Принятие управленческих решений:
- «ЗА» / «Против»
- «Не участвовать в голосовании»

Подтверждение решения члена заседания коллегиального органа посредством ЭЦП НУЦ РК.

Принятие управленческих решений:
- «ЗА» / «Против»
- «Не участвовать в голосовании»

Добавление или исключение вопросов из повестки дня в ходе проведения заседания коллегиального органа (только по материалам, по которым еще не принято решение).

Внесение корректировок в проект решения на основании комментариев членов заседания коллегиального органа.

Модуль: «Формирование выписки»

Модуль предназначен для формирования выписки по каждому из вынесенных и рассмотренных вопросов. По результатам голосования система формирует выписку (информация по решению уполномоченного органа) и направляет инициатору запроса и согласующей группе.

Формирование выписки по вопросу

По результатам утверждения вынесенных материалов по каждому из вопросов автоматически формируется выписка и направляется Инициатору вопроса, стейкхолдерам.

Формирование поручений по вынесенным вопросам и направление их исполнителям, с учетом отражения информации по сроку исполнения.

Модуль: «Формирование поручений»

Модуль предназначен для формирования поручений членов коллегиального органа. Система предоставляет возможность во время заседания направить соответствующее поручение структурным подразделениям, по результатам голосования поручения автоматически передаются на исполнение.

Формирование поручения

Формирование поручений по вынесенным вопросам и направление их исполнителям с учетом отражения информации по сроку исполнения.

Принятие управленческих решений:
- «Принять в обработку»
- «Назначить исполнителя».

При обработке поручения:
- «Исполнено».

Модуль: «Формирование протокола»

Модуль предназначен для формирования и подписи протокола заседания коллегиального органа. На основании пройденного цикла согласованных вопросов система формирует протокол, который в последующем подписывается членами коллегиального органа.

Формирование и подпись протокола коллегиального органа

По результатам утверждения всех вынесенных на рассмотрение коллегиального органа вопросов система сформирует протокол заседания коллегиального органа.

Утверждение протокола заседания коллегиального органа посредством ЭЦП НУЦ РК.