Модуль «Входящая / исходящая корреспонденция».

Модуль предназначен для автоматизации процессов, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции.

Регистрация входящей корреспонденции

Создание регистрационной карточки входящей корреспонденции в один клик.

Отражение полной информации по входящей корреспонденции.

Возможность прикладывать файлы, как основной, так и вспомогательный документ.

Предоставление полного перечня входящей корреспонденции в едином окне.

Инициирование процессов:
- отправить на исполнение (поручение);
- зарегистрировать;
- ознакомить.

Модуль «Входящая / исходящая корреспонденция».

Модуль предназначен для автоматизации процессов, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции.

Ознакомление с документами

Любая "задача", направленная в адрес исполнителя, сопровождается внутрисистемным сообщением, содержащим ссылку на соответствующий объект. Например, при направлении любого документа (входящая или исходящая корреспонденция, служебная записка, приказы, распоряжения) адресату запроса будет сформировано внутрисистемное сообщение, содержащее ссылку на соответствующий документ.

При необходимости информирование о наличии задачи возможно реализовать через электронную почту и мессенджеры.

Модуль «Входящая / исходящая корреспонденция».

Модуль предназначен для автоматизации процессов, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции.

Исполнение поручения по входящему документу

При инициировании функции «На исполнение» в рамках процесса рассмотрения входящей корреспонденции соответствующему адресату будет сформировано поручение

В рамках исполнения поручения, ответственный исполнитель имеет возможность:
- исполнить поручение;
- сформировать дополнительное поручение;
- ознакомить заинтересованные стороны, а также сформировать следующие документы:
• служебная записка в рамках исполнения поручения;
• исходящий документ в рамках исполнения поручения.

Модуль «Входящая / исходящая корреспонденция».

Модуль предназначен для автоматизации процессов, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции.

Согласование и утверждение исходящего документа

В процессе рассмотрения проекта исходящего документа, согласующее лицо имеет возможность:
- отказать в рассмотрении;
- согласовать;
- ознакомить заинтересованные стороны с проектом документа;
- воспользоваться функцией «Согласовать дополнительно».

Функция «Согласовать дополнительно» предоставляет пользователю получить дополнительное мнение по проекту документа и на основании него принять окончательное решение.

При согласовании документов согласующие лица используют НУЦ РК.

Модуль «Входящая / исходящая корреспонденция».

Модуль предназначен для автоматизации процессов, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции.

Формирование дополнительного поручения в рамках исполнения задачи

В ходе обработки задачи пользователю доступно не только ее исполнение, но и предоставлена возможность сформировать дополнительное поручение. Например: на основании поступившего поручения, перепоручить задачу иному уполномоченному ответственному лицу.

Весь жизненный цикл задачи будет отражен в хронологии событий.

Модуль «Входящая / исходящая корреспонденция».

Модуль предназначен для автоматизации процессов, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции.

Согласование и утверждение исходящего документа

В процессе рассмотрения проекта исходящего документа, согласующее лицо имеет возможность:
- отказать в рассмотрении
- согласовать
- ознакомить заинтересованные стороны с проектом документа
- воспользоваться функцией «Согласовать дополнительно»

Модуль «Входящая / исходящая корреспонденция».

Модуль предназначен для автоматизации процессов, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции.

Регистрация исходящего документа

По результатам согласования проекта исходящего документа пользователь имеет возможность зарегистрировать документ или направить на доработку.

Как и при создании регистрационной карточки по входящей корреспонденции, создание регистрационной карточки для входящей корреспонденции осуществляется в один клик.

По результатам регистрации объект будет добавлен в перечень исходящей корреспонденции.

Модуль «Формирование служебной записки».

Модуль предназначен для автоматизации полного жизненного цикла обработки служебной записки.

Формирование служебной записки

Формирование служебной записки может инициировать любой сотрудник компании. Система предоставляет возможность формирования проекта документа как на основании содержимого поля «Основной текст документа», так и на основании приложенного файла.

Также пользователь имеет возможность использовать оба вышеуказанных варианта вместе, в таком случае система построит проект документа как одно целое (сначала текст из системного поля, далее текст, таблицы, графики из приложенного файла).

По результатам формирования проекта документа, пользователь имеет возможность ознакомить с проектом заинтересованные стороны.

Модуль «Формирование служебной записки»

Модуль предназначен для автоматизации полного жизненного цикла обработки служебной записки.

Согласование и утверждение служебной записки

По аналогии с обработкой входящей/исходящей корреспонденции в процессе рассмотрения служебной записки, согласующее лицо имеет возможность:
- отказать в рассмотрении;
- согласовать;
- ознакомить заинтересованные стороны с
проектом документа;
- инициировать дополнительное согласование.

Возможность дополнительного согласования позволяет ответственному лицу получить дополнительное мнение по проекту документа и на его основании принять окончательное решение.

При согласовании документов используется ЭЦП НУЦ РК.

Модуль «Формирование служебной записки»

Модуль предназначен для автоматизации полного жизненного цикла обработки служебной записки.

Исполнение поручения по служебной записке

В отличие от логики обработки входящей/исходящей корреспонденции, где по результатам согласования следует шаг регистрации, по результатам согласования служебной записки адресату будет направлено поручение. Исполнителю предоставлены следующие функциональные возможности:
- исполнить поручение;
- сформировать дополнительное поручение;
- ознакомить заинтересованные стороны, а также
сформировать проект служебной записки в рамках
исполнения поручения.

Модуль «Формирование распоряжений и приказов»

Модуль предназначен для автоматизации процесса, связанного с созданием и обработкой распоряжений и приказов.

Формирование распоряжений и приказов

При создании распоряжения или приказа пользователю доступны несколько вариантов создания проектов документов:
- как и при создании служебной записки система предоставляет
возможность сформировать проект документа на основании
содержимого поля «Основной текст документа» или на основании
приложенного файла.
- использовать оба вышеуказанных варианта вместе, в таком случае система построит проект документа как одно целое (сначала текст из системного поля, далее текст, таблицы, графики из приложенного файла).
- сформировать проект документа на основании заведомо известного шаблона.

Модуль «Формирование распоряжений и приказов»

Модуль предназначен для автоматизации процесса, связанного с созданием и обработкой распоряжений и приказов.

Формирование распоряжений и приказов

Дополнительно исполнителю предоставлены следующие функциональные возможности:
- отправить на согласование;
- ознакомить заинтересованные стороны.

Модуль «Формирование распоряжений и приказов»

Модуль предназначен для автоматизации процесса, связанного с созданием и обработкой распоряжений и приказов.

Согласование и утверждение распоряжения и приказа

Аналогично функциональным возможностям представленных ранее модулей, согласующее лицо имеет возможность:
- отказать в рассмотрении
- согласовать
- ознакомить заинтересованные стороны с проектом документа
- согласовать дополнительно.

При согласовании докуметов используется ЭЦП НУЦ РК.

Модуль «Формирование распоряжений и приказов»

Модуль предназначен для автоматизации процесса, связанного с созданием и обработкой распоряжений и приказов.

Согласование и утверждение распоряжения и приказа

В отличие от распоряжения, по результатам согласования проекта документа, приказ подлежит регистрации.

По результатам регистрации, объект будет добавлен в перечень приказов, при этом предопределенным лицам будет направлено уведомление о возложении ответственности за контроль исполнения приказа.

Модуль «Формирование распоряжений и приказов»

Модуль предназначен для автоматизации процесса, связанного с созданием и обработкой распоряжений и приказов.

Исполнение поручения по распоряжению

По результатам согласования проекта распоряжения соответствующему адресату будет сформировано поручение.
Пользователь имеет возможность:
- исполнить поручение
- сформировать дополнительное поручение
- ознакомить заинтересованных сторон.